Asansör bakım firmalarının neredeyse tamamı Excel ile başlar ve bu doğru bir başlangıçtır. Ücretsizdir, herkes bilir, kurulum gerektirmez. Soru şu: nereye kadar yeter?
Sorun asansör sayısı değil
Yaygın varsayım, "asansör sayısı artınca Excel yetmez" şeklindedir. Doğrusu biraz farklı: sorun dosyanın büyümesi değil, aynı bilgiye aynı anda kaç kişinin ihtiyaç duyduğudur.
Bir kişi tutuyorsa Excel iyi çalışır. Üç kişi kullanmaya başladığı anda üç ayrı gerçek oluşur:
- Ofis kendi planını yapar.
- Teknisyen sahada başka bir sıra izler ve akşam not gönderir.
- Muhasebe üçüncü bir listeden fatura keser.
Bu üç görüntü uyuşmadığı anda hangisinin doğru olduğunu kimse bilemez. Excel'in çözemediği şey budur.
Eşiği gösteren beş belirti
- Ay sonunda "bu binaya gittik mi" sorusunun cevabını kimse kesin veremiyor.
- Aynı asansörün iki dosyada iki farklı bakım tarihi var.
- Teknisyen işten ayrıldığında dosyanın bir kopyası onun bilgisayarında kaldı.
- Bina yöneticisi "siz gelmediniz" dediğinde elinizde gösterecek bir kayıt yok.
- Sarı etiketli bir asansörün süresini kaçırdınız ya da az kalsın kaçırıyordunuz.
Bunlardan ikisi bile yaşandıysa eşik geçilmiş demektir. Pratikte bu genellikle 120-150 asansör civarına denk gelir.
Excel'in gizli maliyeti
Excel bedava görünür ama bedeli başka kalemlerde ödenir:
- Kaçan bakım: yapılmadığı fark edilen bir bakım, sözleşme yenilemesini tartışmaya açar.
- Tahsil edilmeyen bedel: kapanan iş ile cari hesap arasında bağ olmadığında, üç aydır ödemeyen bina fark edilmez.
- Kaçan yasal süre: sarı etiketin 120 günü ya da kırmızının 60 günü kaçtığında telafisi yoktur.
- Kaybolan kayıt: bir kaza veya denetim sonrası bakımın yapıldığını gösterememek.
Bu kalemlerin toplamı, çoğu firmada bir yazılımın yıllık bedelini fazlasıyla aşar.
Geçişin önündeki gerçek engel
Firmalar programa geçmemek için fiyatı gerekçe gösterir; asıl engel genellikle veri taşımadır. Dört yüz asansörü elle girmek kimsenin göze alacağı bir iş değildir, bu yüzden program alınır ve kullanılmaz.
Bu yüzden LiftGo'da kurulum, mevcut Excel kayıtlarının aktarılması ve ekip eğitimi ücretsizdir. Dosyanızı gönderirsiniz, alanları biz eşleştiririz, ilk gün portföyünüz ekranda olur.
Geçiş süreci: Excel'den geçiş